"Sukses dengan Skema
Komunikasi Handal"
KELOMPOK
1. Arnisma Eka Indriyana (11113392/2KA25)
2. Erstian Bayu Aji (12113959/2KA25)
3. Wijayadi Kusuma Anggun (19113282/2KA25)
FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI
JURUSAN SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS GUNADARMA
DEPOK
2015
KATA PENGANTAR
BAB I
PENDAHULUAN
Sebuah perusahaan sedang mengalami masalah keuangan. Oleh karena itu, perusahaan tersebut akan melakukan efisiensi yang salah satunya adalah dengan mengganti program asuransi kesehatan karyawannya yang berjumlah sekitar 200 orang dari “Managed Care” menjadi “Indemnity”. Dengan mengganti program asuransi tersebut, diharapkan biaya untuk asuransi kesehatan karyawan bisa berkurang karena program indemnity ini menggunakan plafon untuk pembatasan biaya yang diberikan perusahaan untuk asuransi karyawannya. Berbeda dengan program managed care sebelumnya yang memberikan benefit tanpa batas sepanjang mengikuti syarat berjenjang dan sesuai dengan kebutuhan medis. Di dalam program managed care tidak ada limit seperti halnya di indemnity. Jadi, indemnity menawarkan keleluasaan tetapi tidak memberikan full protection.
Dengan digantinya program asuransi kesehatan dari managed care menjadi indemnity tentu akan menimbulkan reaksi dari karyawan, baik persetujuan maupun penolakan. Oleh karena itu dibutuhkan strategi komunikasi dalam menyampaikan perubahan kebijakan perusahaan tersebut agar karyawan dapat menerima perubahan program asuransi tersebut.
Tujuan pembahasan ini adalah :
1. Memahami bidang ilmu perilaku organisasi untuk menentukan strategi manajemen dalam pengambilan keputusan di suatu organisasi atau perusahaan.
2. Menentukan strategi komunikasi yang tepat untuk mengomunikasikan perubahan program fasilitas asuransi kesehatan "Managed Care" menjadi "Indemnity” kepada karyawan sesuai dengan ilmu perilaku organisasi.
Dengan latar belakang yang dijelaskan sebelumnya, dapat terlihat jelas bahwa pada perusahaan ini akan terjadi konflik dalam organisasi atau perusahaan tersebut yaitu pada saat pemilihan solusi dan sosialisasi yang akan dilakukan ke seluruh karyawan perusahaan tersebut.
Menurut Jerald Greenberg sumber konflik ada berbagai sebab yang dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis1 yaitu :
1. faktor komunikasi
2. faktor struktural yang meliputi ukuran organisasi, heterogenitas staf, partisipasi perbedaan Lini-Staf, system penghargaan, saling ketergantungan sumber-sumber, power (kekuasaan).
3. faktor perilaku pribadi.
Jika konflik terjadi, apa yang kemudian dilakukan?Jawaban atas pertanyaan ini berujung pada pola manajemen konflik, khususnya seputar bagaimana sikap dari pihak yang berkonflik atas konflik yang terjadi. Moerhad dan Griffin menyatakan bahwa alternative dalam menangani konflik adalah (1) avoidance (2) accomodation (3) competion (4) collaboration, dan (5) compromise.[2] Pendapat ini mengemukakan hal dimana untuk menangani konflik digunakan metode sesuai dengan konflik yang dihadapi.
Jika kita lihat poin 1 pada penyebab konflik di atas, yaitu faktor komunikasi. Jerald Greenberg mengartikan komunikasi sebagai proses dimana seseorang, kelompok, atau organisasi (sebagai pengirim) mentransmisikan beberapa jenis informasi (pesan) ke orang, kelompok, atau organisasi lain (sebagai penerima). Proses komunikasi berawal dari pengirim menyandikan pesan dan mengirimkannya melalui satu atau lebih saluran komunikasi ke penerima, yang kemudian memecahkan kode tersebut. Proses berlanjut sampai penerima asli mengirimkan umpan balik kepada pengirim asli. Faktor distorsi yang dikenal sebagai noise, dapat masuk ke dalam proses pada tiap-tiap titik.[3]
Menurut cara penyampaian komunikasi, Jerald Greenberg mengelompokkan menjadi 2 cara, yaitu verbal dan non verbal. Komunikasi verbal adalah cara penyampaian pesan dengan menggunakan kata-kata, baik secara lisan maupun tertulis. Contoh komunikasi verbal adalah penyampaian informasi dengan menggunakan email, chatting, ataupun berbicara secara langsung atau tatap muka. Sedangkan komunikasi non verbal adalah cara penyampaian pesan tanpa menggunakan kata-kata, misalnya dengan menggunakan gerak-gerik tubuh maupun penggunaan ruang.[4]
Jika konflik terjadi, apa yang kemudian dilakukan? Jawaban atas pertanyaan ini berujung pada model pengambilan keputusan yang digunakan. Menurut jerald Greenberg dan Robert A. Baron dalam bukunya diulas 3 macam model pendekatan dalam pengambilan keputusan, yaitu : [5]
1. The Rational-Economic Model.
2. The Administrative Model.
3. Image Theory
Setelah dilakukan pengambilan keputusan maka langkah berikutnya adalah bagaimana caranya menyampaikan keputusan yang sudah ditentukan ke seluruh karyawan di perusahaan. Berdasarkan buku hal (311) beberapa teknik dalam melakukan komunikasi yang efektif.
[1] Jerald Greenberg dan Robert A.Baron, Behavior in Organizations, (New Jersey: Prentice Hall Int,Inc, 1997), p.470-473
[2] Greegory Moerhad dan Ricky W. Griffin, Opcit, p.225
[3] Jerald Greenberg dan Robert A.Baron, Behavior in Organizations, (New Jersey: Prentice Hall Int,Inc, 1997), p.292-293
[4] Jerald Greenberg dan Robert A.Baron, Behavior in Organizations, (New Jersey: Prentice Hall Int,Inc, 1997), p.294-295
[5] Jerald Greenberg dan Robert A.Baron, Behavior in Organizations, (New Jersey: Prentice Hall Int,Inc, 1997), p.343-345
[6] Jerald Greenberg dan Robert A.Baron, Behavior in Organizations, (New Jersey: Prentice Hall Int,Inc, 1997), p.311
Berdasarkan laporan keuangan perusahaan harus dilakukan efisiensi, dan manajemen sudah menentukan bahwa untuk menyelamatkan krisis keuangan perusahaan maka akan dilakukan perubahan program kesehatan.
Diketahui saat ini program kesehatan perusahaan menggunakan sistem “Managed Care”, dan perusahaan sudah melakukan beberapa survey dan analisa sistem asuransi yang lain. Salah satunya adalah sistem “Indemnity”. Dari 2 sistem asuransi kesehatan tersebut maka manajemen melakukan analisa dalam mengambil keputusan untuk menentukan sistem asuransi yang akhirnya akan digunakan oleh karyawan dan dapat mengefisiensikan kondisi keuangan perusahaan.
Pada BAB Landasan teori sudah dijelaskan metode-metode pengambilan keputusan, untuk kasus ini dengan menggunakan model rational-economic. Setelah melalui tahapan-tahapan pengambilan keputusan sebagai mana dijelaskan dalam beberapa tahapan proses analisa pengambilan keputusan berikut :
1. Identifikasi masalah
2. Menetapkan tujuan
3. Memebuat solusi awal
4. Membuat solusi alternatif/kontigensi
5. Mengevaluasi alternatif-laternetif yang sudah ada.
6. Menentukan solusi
7. Menjalankkan solusi/impiementasi
Maka diputuskan bahwa solusi terbaik adalah merubah sistem asuransi dari managed care menjadi indemnity, solusi ini diambil atas dasar kebutuhan ekonomis dan melalui analisa perhitungan dan prediksi keuangan perusahaan. Dimana kondisi keuangan yang kritis yang menimbulkan dilema di dalam manajemen perusahaan tersebut yang harus memilih untuk berubah atau bangkrut.
Dengan dihadapi 2 pilihan sulit yaitu untuk melakukan perubahan atau perusaahaan akan bangkrut. Dengan kondisi tersebut dan dengan mengacu pada landasan teori tentang strategi komunikasi pada BAB landasan teori yaitu dengan menggunakan metode komunikasi verbal. Komunikasi verbal yang digunakan adalah :
1. Email blast ke seluruh karyawan mengenai perubahan dan prosedur baru.
2. Sosialisasi langsung dari pihak personalia dan pihak asuransi per bagian kerja, untuk menjelaskan alasan perubahan dilakukan dan solusi yang dipilih oleh manajemen.
3. Banner/Spanduk yang diletakkan di seluruh lokasi-lokasi kerja.
4. Buku saku prosedur baru penggunaan asuransi metode Indemnity.
Kondisi keuangan perusahaan yang kritis mengakibatkan terjadinya perubahan, dalam hal ini adalah perubahan sistem asuransi yang sebelumnya menggunakan Managed Care menjadi Indemnity. Dalam pemilihan solusi dan keputusan sangat jelas bahwa semua dilihat dari sisi keuntungan ekonomi, sehingga berdampak pada kesejahteraan karyawan. Untuk itu dibutuhkan strategi komunikasi yang paling efektif agar seluruh karyawan memahami pentingnya dilakukan perubahan, dimana pilihan yang dimiliki adalah "Berubah atau bangkrut".
Referensi :
http://download.portalgaruda.org/article.php?article=183279&val=6353&title=Manajemen%20Konflik%20di%20Sekolah
Komunikasi Handal"
KELOMPOK
1. Arnisma Eka Indriyana (11113392/2KA25)
2. Erstian Bayu Aji (12113959/2KA25)
3. Wijayadi Kusuma Anggun (19113282/2KA25)
FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI
JURUSAN SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS GUNADARMA
DEPOK
2015
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan ilmiah yang berjudul “Fleksibilitas dengan Asuransi Indemnity”. Adapun penulisan ilmiah ini bertujuan untuk melengkapi tugas mata kuliah Teori Organisasi Umum di Universitas Gunadarma.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga penulisan ilmiah ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Penulisan ilmiah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat kami harapkan demi sempurnanya tulisan ini.
Semoga tulisan ini memberikan informasi bagi masyarakat dan bermanfaat untuk pengembangan wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita semua.
Jakarta, April 2015
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Sebuah perusahaan sedang mengalami masalah keuangan. Oleh karena itu, perusahaan tersebut akan melakukan efisiensi yang salah satunya adalah dengan mengganti program asuransi kesehatan karyawannya yang berjumlah sekitar 200 orang dari “Managed Care” menjadi “Indemnity”. Dengan mengganti program asuransi tersebut, diharapkan biaya untuk asuransi kesehatan karyawan bisa berkurang karena program indemnity ini menggunakan plafon untuk pembatasan biaya yang diberikan perusahaan untuk asuransi karyawannya. Berbeda dengan program managed care sebelumnya yang memberikan benefit tanpa batas sepanjang mengikuti syarat berjenjang dan sesuai dengan kebutuhan medis. Di dalam program managed care tidak ada limit seperti halnya di indemnity. Jadi, indemnity menawarkan keleluasaan tetapi tidak memberikan full protection.
1.2 RUMUSAN MASALAH
Dengan digantinya program asuransi kesehatan dari managed care menjadi indemnity tentu akan menimbulkan reaksi dari karyawan, baik persetujuan maupun penolakan. Oleh karena itu dibutuhkan strategi komunikasi dalam menyampaikan perubahan kebijakan perusahaan tersebut agar karyawan dapat menerima perubahan program asuransi tersebut.
1.3 TUJUAN
Tujuan pembahasan ini adalah :
1. Memahami bidang ilmu perilaku organisasi untuk menentukan strategi manajemen dalam pengambilan keputusan di suatu organisasi atau perusahaan.
2. Menentukan strategi komunikasi yang tepat untuk mengomunikasikan perubahan program fasilitas asuransi kesehatan "Managed Care" menjadi "Indemnity” kepada karyawan sesuai dengan ilmu perilaku organisasi.
BAB II
LANDASAN TEORI
LANDASAN TEORI
2.1 Landasan Teori
Menurut Jerald Greenberg sumber konflik ada berbagai sebab yang dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis1 yaitu :
1. faktor komunikasi
2. faktor struktural yang meliputi ukuran organisasi, heterogenitas staf, partisipasi perbedaan Lini-Staf, system penghargaan, saling ketergantungan sumber-sumber, power (kekuasaan).
3. faktor perilaku pribadi.
Jika konflik terjadi, apa yang kemudian dilakukan?Jawaban atas pertanyaan ini berujung pada pola manajemen konflik, khususnya seputar bagaimana sikap dari pihak yang berkonflik atas konflik yang terjadi. Moerhad dan Griffin menyatakan bahwa alternative dalam menangani konflik adalah (1) avoidance (2) accomodation (3) competion (4) collaboration, dan (5) compromise.[2] Pendapat ini mengemukakan hal dimana untuk menangani konflik digunakan metode sesuai dengan konflik yang dihadapi.
Jika kita lihat poin 1 pada penyebab konflik di atas, yaitu faktor komunikasi. Jerald Greenberg mengartikan komunikasi sebagai proses dimana seseorang, kelompok, atau organisasi (sebagai pengirim) mentransmisikan beberapa jenis informasi (pesan) ke orang, kelompok, atau organisasi lain (sebagai penerima). Proses komunikasi berawal dari pengirim menyandikan pesan dan mengirimkannya melalui satu atau lebih saluran komunikasi ke penerima, yang kemudian memecahkan kode tersebut. Proses berlanjut sampai penerima asli mengirimkan umpan balik kepada pengirim asli. Faktor distorsi yang dikenal sebagai noise, dapat masuk ke dalam proses pada tiap-tiap titik.[3]
Menurut cara penyampaian komunikasi, Jerald Greenberg mengelompokkan menjadi 2 cara, yaitu verbal dan non verbal. Komunikasi verbal adalah cara penyampaian pesan dengan menggunakan kata-kata, baik secara lisan maupun tertulis. Contoh komunikasi verbal adalah penyampaian informasi dengan menggunakan email, chatting, ataupun berbicara secara langsung atau tatap muka. Sedangkan komunikasi non verbal adalah cara penyampaian pesan tanpa menggunakan kata-kata, misalnya dengan menggunakan gerak-gerik tubuh maupun penggunaan ruang.[4]
Jika konflik terjadi, apa yang kemudian dilakukan? Jawaban atas pertanyaan ini berujung pada model pengambilan keputusan yang digunakan. Menurut jerald Greenberg dan Robert A. Baron dalam bukunya diulas 3 macam model pendekatan dalam pengambilan keputusan, yaitu : [5]
1. The Rational-Economic Model.
2. The Administrative Model.
3. Image Theory
Setelah dilakukan pengambilan keputusan maka langkah berikutnya adalah bagaimana caranya menyampaikan keputusan yang sudah ditentukan ke seluruh karyawan di perusahaan. Berdasarkan buku hal (311) beberapa teknik dalam melakukan komunikasi yang efektif.
[1] Jerald Greenberg dan Robert A.Baron, Behavior in Organizations, (New Jersey: Prentice Hall Int,Inc, 1997), p.470-473
[2] Greegory Moerhad dan Ricky W. Griffin, Opcit, p.225
[3] Jerald Greenberg dan Robert A.Baron, Behavior in Organizations, (New Jersey: Prentice Hall Int,Inc, 1997), p.292-293
[4] Jerald Greenberg dan Robert A.Baron, Behavior in Organizations, (New Jersey: Prentice Hall Int,Inc, 1997), p.294-295
[5] Jerald Greenberg dan Robert A.Baron, Behavior in Organizations, (New Jersey: Prentice Hall Int,Inc, 1997), p.343-345
[6] Jerald Greenberg dan Robert A.Baron, Behavior in Organizations, (New Jersey: Prentice Hall Int,Inc, 1997), p.311
BAB III
PEMBAHASAN
PEMBAHASAN
3.1 Pengambilan Keputusan
Diketahui saat ini program kesehatan perusahaan menggunakan sistem “Managed Care”, dan perusahaan sudah melakukan beberapa survey dan analisa sistem asuransi yang lain. Salah satunya adalah sistem “Indemnity”. Dari 2 sistem asuransi kesehatan tersebut maka manajemen melakukan analisa dalam mengambil keputusan untuk menentukan sistem asuransi yang akhirnya akan digunakan oleh karyawan dan dapat mengefisiensikan kondisi keuangan perusahaan.
Pada BAB Landasan teori sudah dijelaskan metode-metode pengambilan keputusan, untuk kasus ini dengan menggunakan model rational-economic. Setelah melalui tahapan-tahapan pengambilan keputusan sebagai mana dijelaskan dalam beberapa tahapan proses analisa pengambilan keputusan berikut :
1. Identifikasi masalah
2. Menetapkan tujuan
3. Memebuat solusi awal
4. Membuat solusi alternatif/kontigensi
5. Mengevaluasi alternatif-laternetif yang sudah ada.
6. Menentukan solusi
7. Menjalankkan solusi/impiementasi
Maka diputuskan bahwa solusi terbaik adalah merubah sistem asuransi dari managed care menjadi indemnity, solusi ini diambil atas dasar kebutuhan ekonomis dan melalui analisa perhitungan dan prediksi keuangan perusahaan. Dimana kondisi keuangan yang kritis yang menimbulkan dilema di dalam manajemen perusahaan tersebut yang harus memilih untuk berubah atau bangkrut.
3.2 Strategi Komunikasi
1. Email blast ke seluruh karyawan mengenai perubahan dan prosedur baru.
2. Sosialisasi langsung dari pihak personalia dan pihak asuransi per bagian kerja, untuk menjelaskan alasan perubahan dilakukan dan solusi yang dipilih oleh manajemen.
3. Banner/Spanduk yang diletakkan di seluruh lokasi-lokasi kerja.
4. Buku saku prosedur baru penggunaan asuransi metode Indemnity.
BAB IV
KESIMPULAN
KESIMPULAN
Kondisi keuangan perusahaan yang kritis mengakibatkan terjadinya perubahan, dalam hal ini adalah perubahan sistem asuransi yang sebelumnya menggunakan Managed Care menjadi Indemnity. Dalam pemilihan solusi dan keputusan sangat jelas bahwa semua dilihat dari sisi keuntungan ekonomi, sehingga berdampak pada kesejahteraan karyawan. Untuk itu dibutuhkan strategi komunikasi yang paling efektif agar seluruh karyawan memahami pentingnya dilakukan perubahan, dimana pilihan yang dimiliki adalah "Berubah atau bangkrut".
Referensi :
http://download.portalgaruda.org/article.php?article=183279&val=6353&title=Manajemen%20Konflik%20di%20Sekolah
